O e-social mudou - Saiba o que mudou e como proceder daqui para frente

E mais uma novidade no universo das obrigações tributárias acessórias. O E-social agora se tornou simplificado. E para falar sobre isso, estamos aqui, para detalhar minuciosamente para você o que mudou e como proceder daqui para frente.

Essa novidade saiu hoje 23/10/2020 com a publicação das Portarias Conjuntas RFB/SEPRT nº 76 e 77, que preveem um novo leiaute simplificado para a escrituração de obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais que substituirá o e-Social atual.

Importante destacar que o desenvolvimento do e-Social Simplificado estava previsto na Lei nº 13.874/19 e entrará em operação a partir do ano que vem, dando prazo para as empresas se adaptarem às mudanças. Mas é bom já ficar atento a questão, visto que estamos em ambiente de teste, assegura o contribuinte a se atualizar a nova ferramenta e ao mesmo tempo adaptar-se com as novidades.

A Lei 13.874/19 prevê entre outras situações algo muito importante a todos os contribuintes, que são os Direitos sobre a Liberdade Econômica e Livre Iniciativa, estes já garantidos na nossa Constituição Federal.

Destacamos essa parte da Lei, pois é através dele que muitas vezes os contribuintes precisam defender-se em caso de Planejamentos Tributários, contudo, o tema é extremamente importante, quando revelamos que para o cumprimento de obrigação tributária acessória é preciso que o contribuinte possa conhecer formas eficazes que são propostas pelo Fisco para que aquela obrigação seja cumprida, pois nada vale, se houver a instituição de uma obrigação tributária acessória, sem que o contribuinte possa ter as ferramentas adequadas para realizar o seu cumprimento.

Para isso, essa Lei ora mencionada, destaca os Direitos e Deveres de Contribuintes, e dá o primeiro passo para a simplificação do e-social. Ressaltamos que a criação do novo sistema contou com a participação de empresas e entidades representativas de diversas categorias profissionais envolvidas no trabalho de simplificação da plataforma, entre eles as Confederações patronais, o Conselho Federal de Contabilidade (CFC), a Associação Brasileira das Empresas de Tecnologia da Informação e Comunicação (Brasscom), o Sebrae, a Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas (Fenacon).

O novo sistema do e-social segue as seguintes premissas, conforme destacadas e mencionada nas portarias:

• Foco na desburocratização: substituição das obrigações acessórias

• Não solicitação de dados já conhecidos

• Eliminação de pontos de complexidade

• Modernização e simplificação do sistema

• Integridade e continuidade da informação

• Respeito pelo investimento feito por empresas e profissionais

Advertimos que o uso do sistema é obrigatório desde 08 de janeiro de 2018, logo, desde 2018 os contribuintes contraíram esta obrigação tributária acessória, é claro que não foi da noite para o dia, foi estabelecido um calendário e etapas para que todos estejam adequados, e isso deve ser mantido, assim, destacamos, que mesmo de cara nova com novas ferramentas, a obrigação tributária continua.

É sempre bom salientar, que as informações prestadas no e-social, têm caráter declaratório, constituindo instrumento hábil e suficiente para a exigência dos tributos e encargos trabalhistas delas resultantes e que não tenham sido recolhidos no prazo consignado para pagamento.

O e-Social Simplificado traz as seguintes novidades para os contribuintes, vejamos:

• Redução do número de eventos;

• Expressiva redução do número de campos do leiaute, inclusive pela exclusão de informações cadastrais ou constantes em outras bases de dados (ex.: FAP);

• Ampla flexibilização das regras de impedimento para o recebimento de informações (ex.: alteração das regras de fechamento da folha de pagamento - pendências geram alertas e não erros);

• Facilitação na prestação de informações destinadas ao cumprimento de obrigações fiscais, previdenciárias e depósitos de FGTS;

• Utilização de CPF como identificação única do trabalhador (exclusão dos campos onde era exigido o NIS);

• Simplificação na forma de declaração de remunerações e pagamentos.

É claro, que quando falamos em obrigações tributárias acessórias e a criação de outras, é sempre bom lembrar que no caso do e-Social Simplificado, ele irá substituir diversas obrigações acessórias hoje existentes, e sua integração com outros sistemas permitirá ampliar o ritmo de substituições.

Dentre as obrigações já substituídas, temos o CAGED, a anotação da Carteira de Trabalho (que passou a ser 100% digital para as empresas), Livro de Registro de Empregados, além da RAIS para empresas que já prestam informações de folha de pagamento. E muitas outras serão substituídas em breve: CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho), CD - Comunicação de Dispensa; PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário; DCTF - Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais; MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais; Folha de pagamento; GRF – Guia de Recolhimento do FGTS.

A Receita Federal, já disponibilizou instruções de preenchimento, você pode conferir na nossa biblioteca do contribuinte (https://www.rkedufiscal.com/biblioteca-tributaria) a versão final, conforme anunciada, já com ajustes e os esquemas XSD têm previsão de publicação no próximo dia 10/11/2020.

Agora, para que você possa entender como funciona o cronograma, é necessário que te explique como funciona a questão dos grupos obrigados, pois existem etapas.

Para o grupo 1 entenda que são todas as entidades com faturamento no ano de 2016 acima de R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões de reais), logo, se um determinado tipo de entidade, abaixo mencionado, tiver dentro da faixa de faturamento no ano de 2016, ora mencionado, está no GRUPO 1 . Vejamos:

• Empresa Pública;

• Sociedade de Economia Mista;

• Sociedade Anônima Aberta;

• Sociedade Anônima Fechada;

• Sociedade Empresária Limitada;

• Sociedade Empresária em Nome Coletivo;

• Sociedade Empresária em Comandita Simples;

• Sociedade Empresária em Comandita por ações;

• Sociedade em Conta de Participação;

• Empresário Individual;

• Cooperativa;

• Consórcio de Sociedades;

• Grupo de Sociedades;

• Empresa Domiciliada no Exterior;

• Sociedade Simples Pura;

• Sociedade Simples Limitada;

• Sociedade Simples em Nome Coletivo;

• Sociedade Simples em Comandita Simples ;

• Consórcio Simples;

• Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (de Natureza Empresária);

• Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (de Natureza Simples);

• Sociedade Unipessoal de Advogados;

• Cooperativas de Consumo.

Para o GRUPO 2 podemos mencionar que são as demais entidades acima mencionadas, que obtiveram faturamento abaixo do grupo 1, exceto:

a) as optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional) de que trata o art. 12 da Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006, que constem nessa situação no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) em 1º de julho de 2018; e

b) as que não fizeram opção pelo Simples Nacional no momento de sua constituição, se posterior à data mencionada na alínea "a";

Para o GRUPO 3, temos os obrigados ao e-Social não pertencentes ao 1º, 2º e 4º grupos, exceto os empregadores domésticos; e

Para o GRUPO 4, temos os entes públicos integrantes da Administração Pública e as Organizações Internacionais e Outras Instituições Extraterritoriais, vejamos:

Da Administração Pública, temos:

• Órgão Público do Poder Executivo Federal

• Órgão Público do Poder Executivo Estadual ou do Distrito Federal

• Órgão Público do Poder Executivo Municipal

• Órgão Público do Poder Legislativo Federal

• Órgão Público do Poder Legislativo Estadual ou do Distrito Federal

• Órgão Público do Poder Legislativo Municipal

• Órgão Público do Poder Judiciário Federal

• Órgão Público do Poder Judiciário Estadual

• Autarquia Federal

• Autarquia Estadual ou do Distrito Federal

• Autarquia Municipal

• Fundação Pública de Direito Público Federal

• Fundação Pública de Direito Público Estadual ou do Distrito Federal

• Fundação Pública de Direito Público Municipal

• Órgão Público Autônomo Federal

• Órgão Público Autônomo Estadual ou do Distrito Federal

• Órgão Público Autônomo Municipal

• Comissão Polinacional

• Consórcio Público de Direito Público (Associação Pública)

• Consórcio Público de Direito Privado

• Estado ou Distrito Federal

• Município

• Fundação Pública de Direito Privado Federal

• Fundação Pública de Direito Privado Estadual ou do Distrito Federal

• Fundação Pública de Direito Privado Municipal

• Fundo Público da Administração Indireta Federal

• Fundo Público da Administração Indireta Estadual ou do Distrito Federal

• Fundo Público da Administração Indireta Municipal

• Fundo Público da Administração Direta Federal

• Fundo Público da Administração Direta Estadual ou do Distrito Federal

• Fundo Público da Administração Direta Municipal

• União

Das Organizações Internacionais e Outras Instituições Extraterritoriais, temos:

• Organização Internacional

• Representação Diplomática Estrangeira

• Outras Instituições Extraterritoriais

Salientamos que o faturamento mencionado na regra do GRUPO 1, compreende o total da receita bruta apurada nos termos do art. 12 do Decreto-Lei nº 1.598, de 26 de dezembro de 1977, auferida no ano- calendário de 2016 e declarada na Escrituração Contábil Fiscal (ECF) relativa ao mesmo Ano-calendário.

A Implantação é de forma progressiva em obediência às seguintes fases:

Nesta primeira fase, a obrigatoriedade é quanto ao envio das informações constantes dos eventos das tabelas S-1000 a S-1080 do leiaute do e-Social. Logo temos, os registros relacionados a:

• Informações do Empregador/Contribuinte/Órgão Público;

• Estabelecimentos, Obras ou Unidades de Órgãos Públicos;

• Rubricas

• Lotações Tributárias

• Processos Administrativos/Judiciais

Na segunda fase, a obrigatoriedade é quanto ao envio das informações constantes dos eventos não periódicos S-2190 a S-2399 do leiaute do e-Social, exceto dos eventos relativos à Saúde e Segurança do Trabalhador (SST). Logo temos, os registros relacionados a:

• Registro Preliminar de Trabalhador

• Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador

• Alteração de Dados Cadastrais do Trabalhador

• Alteração de Contrato de Trabalho/Relação Estatutária

• Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário - Término

Na terceira fase, a obrigatoriedade é quanto ao envio das informações constantes dos eventos periódicos S-1200 a S-1299 do leiaute do e-Social; e

• Remuneração de Trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social

• Remuneração de Servidor vinculado ao Regime Próprio de Previdência Social

• Benefícios - Entes Públicos

• Pagamentos de Rendimentos do Trabalho

• Comercialização da Produção Rural Pessoa Física

• Contratação de Trabalhadores Avulsos Não Portuários

• Informações Complementares aos Eventos Periódicos

• Reabertura dos Eventos Periódicos

• Fechamento dos Eventos Periódicos

Na quarta fase, a obrigatoriedade é quanto ao envio das informações constantes dos eventos S-2210, S-2220 e S-2240 do leiaute do e-Social, relativos à SST.

• Comunicação de Acidente de Trabalho

• Monitoramento da Saúde do Trabalhador

• Condições Ambientais do Trabalho - Agentes Nocivos

Contudo, já que estamos falando em cronograma, é claro que precisamos esclarecer a você sobre como funcionará o calendário de obrigatoriedade do e-Social Simplificado, ou melhor o "o novo e-social", vejamos, como ficará:

I - para o 1º grupo:

a) as informações constantes dos eventos da 1ª fase devem ser enviadas a partir das 8 (oito) horas de 8 de janeiro de 2018;

b) as informações constantes dos eventos da 2ª fase devem ser enviadas a partir das 8 (oito) horas de 1º de março de 2018, conforme previsto no Manual de Orientação do eSocial (MOS);

c) as informações constantes dos eventos da 3ª fase devem ser enviadas a partir das 8 (oito) horas de 1º de maio de 2018, referentes aos fatos ocorridos a partir dessa data; e

d) as informações constantes dos eventos da 4ª fase devem ser enviadas a partir das 8 (oito) horas de 8 de junho de 2021, referentes aos fatos ocorridos a partir dessa data;

II - para o 2º grupo:

a) as informações constantes dos eventos da 1ª fase devem ser enviadas a partir das 8 (oito) horas de 16 de julho de 2018;

b) as informações constantes dos eventos da 2ª fase devem ser enviadas a partir das 8 (oito) horas de 10 de outubro de 2018, conforme previsto no MOS;

c) as informações constantes dos eventos da 3ª fase devem ser enviadas a partir das 8 (oito) horas de 10 de janeiro de 2019, referentes aos fatos ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2019; e

d) as informações constantes dos eventos da 4ª fase devem ser enviadas a partir das 8 (oito) horas de 8 de setembro de 2021, referentes aos fatos ocorridos a partir dessa data;

III - para o 3º grupo:

a) as informações constantes dos eventos da 1ª fase devem ser enviadas a partir das 8 (oito) horas de 10 de janeiro de 2019;

b) as informações constantes dos eventos da 2ª fase devem ser enviadas a partir das 8 (oito) horas de 10 de abril de 2019, conforme previsto no MOS;

c) as informações constantes dos eventos da 3ª fase devem ser enviadas a partir das 8 (oito) horas de 10 de maio de 2021, referentes aos fatos ocorridos a partir de 1º de maio de 2021; e

d) as informações constantes dos eventos da 4ª fase devem ser enviadas a partir das 8 (oito) horas de 10 de janeiro de 2022, referentes aos fatos ocorridos a partir dessa data;

IV - para o 4º grupo:

a) as informações constantes dos eventos da 1ª fase devem ser enviadas a partir das 8 (oito) horas de 8 de julho de 2021, observado o disposto no § 1º;

b) as informações constantes dos eventos da 2ª fase devem ser enviadas a partir das 8 (oito) horas de 8 de novembro de 2021, conforme previsto no MOS;

c) as informações constantes dos eventos da 3ª fase devem ser enviadas a partir das 8 (oito) horas de 8 de abril de 2022, referentes aos fatos ocorridos a partir de 1º de abril de 2022; e

d) as informações constantes dos eventos da 4ª fase devem ser enviadas a partir das 8 (oito) horas de 11 de julho de 2022, referentes aos fatos ocorridos a partir dessa data.

Ressaltamos que para o 4º grupo, o envio das informações constantes dos eventos da tabela S-1010 deverá ocorrer até a data imediatamente anterior à data de envio prevista na alínea "c" acima mencionado.

Já em relação aos prazos de implantação do e-Social, é importante você saber que todos os prazos, estão consolidados conforme a imagem abaixo (que consta na portaria conjunta):

Quanto ao layout do programa, é importante mencionar que será mantido ambiente de produção restrito disponível aos empregadores, contribuintes e órgãos públicos, com vistas ao aperfeiçoamento do sistema.

Ressaltamos que o tratamento diferenciado, simplificado e favorecido a ser dispensado às microempresas e empresas de pequeno porte, ao Microempreendedor Individual (MEI) com empregado, ao segurado especial e ao produtor rural pessoa física será definido em atos específicos, em conformidade com os prazos previstos e já mencionados acima.

Importante advertir que todas as informações divulgadas e publicadas nas portarias 76 e 77, substitui a apresentação das mesmas informações por outros meios, sendo

revogadas as seguintes:

• Portaria SEPRT nº 1.419, de 23 de dezembro de 2019;

• Portaria Conjunta SEPRT/RFB nº 55, de 3 de setembro de 2020.

• Resolução do CGeS nº 5, de 2 de setembro de 2016;

• Resolução do CGeS nº 19, de 9 de novembro de 2018.

Contudo, alertamos que a versão S-1.0 RC do leiaute do Sistema Simplificado de Escrituração Digital das Obrigações Previdenciárias, Trabalhistas e Fiscais (e-Social), já está disponível para download no sítio eletrônico do e-Social na Internet, no endereço <https://www.gov.br/esocial/>. É bom se atualizar!

Em virtude dos fatos e fundamentos apresentados, esperamos que este artigo tenha sido esclarecedor e fomentado em você a importância sobre conhecer mais sobre esta obrigação tributária acessória.

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Nos vemos no próximo artigo :)

RAGELIA KANAWATI

Advogada Tributarista OAB/AM 10.998

Contadora CRC/AM 14.738

Master Of Law em Direito Tributário pela FGV